Putni nalozi – Excel ili softver? Iskrena usporedba

Recimo da vodite firmu s petero zaposlenika koji putuju jednom mjesečno. Vaša računovotkinja svaki mjesec otvara Excel tablicu, ručno računa dnevnice, provjerava sate, unosi kilometražu i kopira brojeve u JOPPD. Treba joj sat-dva. Nije idealno, ali funkcionira.

A sada zamislite to za 25 zaposlenika koji putuju tri puta mjesečno. Isti Excel, isti ručni unos — ali sada računovotkinja troši dva radna dana samo na putne naloge. Formula prestane raditi jer je netko slučajno obrisao redak. Dnevnica za Austriju ima krivi iznos jer nitko nije ažurirao tablicu nakon objave novih stopa u Narodnim novinama.

Ovaj članak nije prodajna brošura. Cilj nam je ponuditi iskrenu usporedbu — jer za neke tvrtke Excel zaista jest dovoljno dobar. Za druge, to je skriveni trošak koji nikada nisu izračunali.

Kada je Excel sasvim dovoljan

Budimo pošteni: ako vaša tvrtka ima dva do tri zaposlenika koji putuju nekoliko puta godišnje, specijalizirani softver vjerojatno nema smisla. Excel uz dobar predložak pokriva osnove:

• Unos podataka o putovanju
• Jednostavan obračun dnevnica za tuzemna putovanja
• Ispis koji zadovoljava minimum zakonskih zahtjeva
• Evidencija loko vožnji za jednog-dva zaposlenika

U tom scenariju trošak softvera premašuje uštedu. Dobar predložak, disciplinirani unos i računovođa koji zna pravila — to je sasvim legitimna kombinacija.

Problemi počinju s rastom.

Gdje Excel počinje pucati po šavovima

1. Formule se lome bez upozorenja

Excel ne zna pravila obračuna dnevnica. Ne zna da se trajanje računa u 24-satnim intervalima od polaska, a ne po kalendarskim danima. Ne zna da je dnevnica za Austriju drugačija od one za Njemačku. Vi to znate — i zato pišete formule.

Ali formule se lome. Dovoljno je da netko umetne redak, obriše ćeliju ili kopira podatke iz drugog lista — i obračun je netočan. Excel neće javiti grešku. Isplatit ćete krivi iznos, a porezni nadzor će to pronaći.

2. Obračun dnevnica nije trivijalan

Puna tuzemna dnevnica iznosi 30 € za putovanje duže od 12 sati, pola dnevnice (15 €) za 8-12 sati, a za manje od 8 sati: ništa. Zvuči jednostavno, ali:

• Višednevna putovanja zahtijevaju obračun po 24-satnim intervalima
• Osigurani obroci umanjuju dnevnicu za 30% ili 60%
• Inozemna putovanja koriste različite iznose po državi, a tranzit kraći od 12 sati pripada odredišnoj državi

Napisati Excel formulu koja sve ovo ispravno obračunava — moguće je. Održavati tu formulu kroz godine, s promjenama propisa i novim zaposlenicima koji ne razumiju njezinu logiku — posve druga priča.

3. JOPPD se ne generira sam od sebe

JOPPD obrazac zahtijeva razdvajanje putnih troškova po šiframa (šifra 17 za dnevnice, šifra 18 za korištenje privatnog automobila) i po zaposleniku. Ako imate 15 zaposlenika s ukupno 40 putnih naloga u mjesecu, to je ručno zbrajanje, razvrstavanje i unos u ePoreznu.

Softver to generira jednim klikom. Excel to ne može. Nikada neće moći, jer JOPPD nije tablica nego strukturirani XML dokument.

4. PDF putnog naloga mora zadovoljiti formu

Putni nalog mora sadržavati sve obvezne elemente: podatke o tvrtki, zaposleniku, relaciju, svrhu, datume, potpise. Iz Excela možete isprintati tablicu, ali to nije profesionalni dokument koji inspektor očekuje vidjeti.

5. Suradnja je noćna mora

Računovođa radi u jednoj verziji datoteke. Direktor odobrava na ispisu. Zaposlenik šalje podatke mailom. Nitko ne zna koja je verzija aktualna. Datoteka se zove putni_nalozi_FINAL_v3_Marko_ispravka.xlsx — i to je samo za ožujak.

Specijalizirani softver daje svima pristup istim podacima u stvarnom vremenu, s jasnim statusima i elektroničkim odobrenjem.

Usporedba vremena po zadatku

Koliko vremena zapravo odlazi na svaki korak? Donja infografika prikazuje usporedbu za tvrtku s 20 putnih naloga mjesečno (240 godišnje). Ukupna razlika: oko 85 radnih sati godišnje.

Napomena: vremena su procjene. Za manje volumene razlike su proporcionalno manje, a JOPPD priprema je mjesečni fiksni trošak neovisno o broju naloga.

Isplativost koju možete izračunati sami

Sat rada računovođe u Hrvatskoj košta između 25 i 50 €, ovisno o regiji i iskustvu. Računajmo s 30 €/sat kao polazišnom procjenom.

Za tvrtku s 10 zaposlenika koji putuju dvaput mjesečno:

• Ručna obrada u Excelu: ~8 sati mjesečno = 240 €
• Obrada u softveru: ~1 sat mjesečno = 30 €
• Mjesečna ušteda: 210 €
• Godišnja ušteda: 2.520 €
• Cijena softvera: locco se naplaćuje prema broju naloga godišnje, ne prema broju korisnika. Za 240 naloga godišnje potreban je Professional plan po 69 €/mj (usporedite planove)

Kod tvrtke s 30 zaposlenika koji putuju dvaput mjesečno to je 720 naloga godišnje. To prelazi okvir standardnih planova i zahtijeva prilagođenu ponudu, ali uštede rastu brže od troška softvera.

A ni to nije sve. Tu su i skriveni troškovi: greške koje završe kao porezni nalaz, preplaćene dnevnice koje nitko ne primijeti, izgubljeni računi koje nije moguće priložiti uz nalog.

Što Excel jednostavno ne može

Neke stvari nisu pitanje discipline, nego ograničenja samog alata:

• Automatska provjera propisa — softver zna da je dnevnica za Austriju drugačija od one za Sloveniju i ažurira se s promjenama. Excel zna samo ono što ste vi upisali.
• Automatsko generiranje JOPPD-a — nemoguće u Excelu.
• Revizijski trag — softver bilježi tko je što promijenio i kada. Excel čuva samo zadnju verziju (osim ako imate SharePoint s verzioniranjem, što većina malih tvrtki nema).
• Priprema za porezni nadzor — kad inspektor zatraži sve putne naloge za 2025., u softveru to traje 10 sekundi. U Excelu? Tražite po mapama, USB-ovima i mailovima.

Prelazak ne mora biti dramatičan

Najveći strah kod prelaska s Excela na softver je “koliko će to trajati”. Odgovor ovisi o tvrtki, ali za većinu: manje nego što mislite.

Dosadašnji putni nalozi ostaju u Excelu — nitko ne traži da ih selite. Od danas nadalje koristite softver. Zaposlenici unose podatke sami, računovođa pregledava i odobrava, sustav računa dnevnice i generira dokumente. A s AI asistentom nalog možete kreirati iz jedne rečenice.

Ako imate računovođu koja prima naloge od više klijenata, portal za računovođe dodatno pojednostavljuje suradnju — sve tvrtke na jednom mjestu, bez mailova s Excel privicima.

Često postavljana pitanja

Je li Excel dovoljno dobar za putne naloge?

Ako imate malu tvrtku s par zaposlenika koji putuju nekoliko puta godišnje, Excel s dobrim predloškom može biti sasvim dovoljan. Kritična točka obično dolazi kad prijeđete 10-ak naloga mjesečno ili kad počnete slati zaposlenike u inozemstvo. Tada se pojavljuju inozemne dnevnice, umanjenja za obroke, složeniji JOPPD i pitanje je samo vremena kad će se nešto pogrešno obračunati.

Koliko vremena izgubim koristeći Excel za putne naloge?

Za 20 naloga mjesečno, razlika je oko 85 radnih sati godišnje. Pritom sam unos podataka čini manji dio gubitka. Pravi problem su tri stvari: ispravljanje grešaka u formulama koje se lome bez upozorenja, ručno zbrajanje i razvrstavanje za JOPPD, te formatiranje PDF-ova koji moraju imati sve obvezne elemente.

Mogu li iz Excela generirati JOPPD?

Ne, i to je jedno od ograničenja koje se ne može zaobići nikakvim predloškom. JOPPD zahtijeva strukturirani XML s propisanim šiframa (17 za dnevnice, 18 za korištenje privatnog automobila), razdvajanje iznosa po zaposleniku i elektroničku predaju. Iz Excela možete pripremiti podatke, ali sam XML morate ručno unijeti u ePoreznu. Kod 15+ zaposlenika to postaje višesatni posao svaki mjesec. Softver to automatizira u dva klika.

Što ako imam vlastiti Excel predložak koji radi godinama?

Predložak koji pokriva osnovne tuzemne naloge i dalje ima smisla za male volumene. No tri su stvari koje stariji predlošci gotovo uvijek griješe: obračun po kalendarskim danima umjesto po 24-satnim intervalima, zastarjele inozemne stope (zadnja Odluka donosi promjene svake godine), i nedostatak umanjenja dnevnica za osigurane obroke. Ako niste sigurni zadovoljava li vaš predložak sva tri uvjeta, vrijedi ga provjeriti prije sljedećeg nadzora.

Koliko košta prelazak s Excela na softver za putne naloge?

Sam prijelaz ne košta ništa jer stare naloge ne selite. locco se naplaćuje prema broju putnih naloga godišnje, ne prema broju korisnika: do 10 naloga besplatno, do 30 za 9 €/mj, do 100 za 24 €/mj, do 500 za 69 €/mj. Nema ugovorne obveze, pa možete isprobati besplatni plan i nadograditi tek kad broj naloga preraste limit. Pogledajte planove i cijene.

---

Informacije u članku temelje se na Pravilniku o porezu na dohodak i propisima važećim u trenutku objave (ožujak 2026.). Za službene propise posjetite Poreznu upravu. Konkretne porezne situacije konzultirajte s poreznim savjetnikom.

Povezani članci: Najčešće greške kod putnih naloga | Kako ispuniti putni nalog | Porezni nadzor putnih naloga | AI putni nalozi | Putni nalozi za udruge