Suradnja računovođe i tvrtke – digitalni putni nalozi

Kraj mjeseca u računovodstvenom uredu izgleda otprilike ovako: pet klijenata šalje putne naloge u pet različitih formata, dva klijenta kasne s dokumentacijom, jedan šalje krivi obračun pa kreće prepiska oko ispravaka, a JOPPD rok na Poreznoj upravi ne čeka nikoga.

Ako ste računovođa koji vodi putne naloge za više tvrtki, ili administrator koji svaki mjesec skuplja papire za svog računovođu — ovaj članak objašnjava kako taj proces može izgledati kad ga digitalizirate. Ne u teoriji, nego u praksi: od pristupa nalozima do gotovog JOPPD-a za ePoreznu.

Kako danas izgleda predaja putnih naloga računovođi

Većina hrvatskih tvrtki s računovođom surađuje po istom obrascu. Zaposlenici ispune putne naloge, administrator ih skupi u mapu — papirnu ili digitalnu — i krajem mjeseca pošalje računovođi. Obično mailom, ponekad putem dijeljene mape, a ponekad i fizičkom dostavom.

Računovođa onda otvara dokument po dokument. Provjerava obračun dnevnica, kontrolira priložene račune, uspoređuje kilometražu. Nedostaje račun? Mail natrag. Krivi iznos dnevnice? Još jedan mail. Zaposlenik na terenu i ne odgovara do ponedjeljka? Čekanje.

Kad je sve provjereno, slijedi priprema JOPPD obrasca. Za svaku isplatu putnih troškova, računovođa mora grupirati iznose po zaposleniku i vrsti primitka — dnevnice pod šifrom 17, naknada za privatno vozilo pod šifrom 18. Ako je tvrtka imala tri isplate u istom mjesecu, to su tri zasebna JOPPD-a koje treba ručno spojiti ili predati zasebno.

Zamislite to za dvadeset klijenata — računovođa troši više vremena na logistiku — traženje dokumenata, čekanje odgovora, ručno zbrajanje — nego na knjigovodstveni posao.

Što zapravo treba računovođa od tvrtke

Kad pitamo računovođe što im najviše otežava posao, odgovor je gotovo uvijek isti: kasna dokumentacija, nekompletni nalozi i previše mailova za svaki sitni ispravak.

Problem uglavnom nije u ljudima, nego u procesu. Kad je jedini način predaje taj da netko skupi naloge i pošalje ih mailom — kašnjenja, nepotpuni paketi i mailovi s pitanjima jednostavno su neizbježni. Svaki alat koji to želi riješiti mora omogućiti jedno: da računovođa naloge vidi odmah kad su gotovi, bez posrednika.

Računovođa kao član tima — ne kao vanjski korisnik

U loccu računovođa nije “vanjski sustav” niti gost s ograničenim pristupom. To je osoba u vašem timu s ovlastima koje joj trebaju za posao.

Kako to izgleda u praksi

Administrator tvrtke pozove računovođu kao zaposlenika — upiše ime, email, odabere unaprijed definirane računovodstvene ovlasti. Računovođa dobije standardnu pozivnicu, prihvati je i postavi lozinku. Od tog trenutka ima pristup svemu što joj treba: putnim nalozima, priloženim računima, obračunima dnevnica, izvještajima.

Nema zasebnog sustava za prijavu, nema posebnog sučelja za vanjske korisnike, nema ograničenja koja bi joj otežavala svakodnevni rad. Računovođa koristi isti sustav kao i zaposlenici tvrtke — samo s drukčijim ovlastima.

Jedan pristup, više tvrtki

Ovo je ključno za računovođe koje vode više klijenata. Kad se računovođa prijavi u locco i ima pristup dvjema ili više tvrtki, na početnom zaslonu vidi popis svih dodijeljenih tvrtki. Za svaku tvrtku vidi osnovne brojke: koliko ima putnih naloga, loko vožnji i terenskog rada — te koliko ih je odobreno, a koliko čeka.

Prebacivanje između klijenata traje sekundu. Nema odjave, ponovne prijave ni traženja lozinki. Jedna prijava — svi klijenti na jednom mjestu.

Za računovođu koja vodi dvadeset tvrtki, to znači da u pet minuta može pregledati stanje svih klijenata i odmah vidjeti kod koga nešto nedostaje ili kasni.

Mjesečni paket dokumenata — sve na jednom mjestu

Na kraju mjeseca računovođa treba kompletnu dokumentaciju: putne naloge s obračunima, priložene račune, rekapitulaciju po zaposleniku, JOPPD za Poreznu upravu. U tradicionalnom modelu, to je pet različitih izvora: mailovi, dijeljene mape, Excel tablice, PDF-ovi iz različitih sustava.

U loccu je to jedan klik.

Što paket sadrži

Računovođa otvara panel za preuzimanje mjesečnog paketa i bira što želi uključiti:

• PDF-ovi putnih naloga — svaki nalog u profesionalnom PDF formatu s potpisom odobravatelja
• Priloženi računi — skenovi ili fotografije računa koje su zaposlenici priložili
• Excel pregled putnih naloga — rekapitulacija svih putnih naloga za mjesec
• Excel pregled loko vožnji — rekapitulacija lokalnih poslovnih vožnji
• Excel pregled terenskog rada — rekapitulacija terenskih dodataka s iznosima i danima

Odabrane dokumente sustav pakira u ZIP datoteku organiziranu po vrsti naloga. Računovođa ne traži dokumente — klikne “Preuzmi” i ima sve.

Za tvrtke koje koriste privatna vozila u službene svrhe, u paketu su automatski uključeni obračuni kilometraže s pripadajućim iznosima.

Kako krenuti — postavljanje u tri koraka

Korak 1: Administrator pozove računovođu

U postavkama tvrtke, administrator otvara popis zaposlenika i dodaje novog člana tima. Unosi ime i email računovođe, odabire računovodstvene ovlasti (pregledavanje svih naloga, odobravanje, obrada isplata, pregled izvještaja) i šalje pozivnicu.

Ovlasti su unaprijed definirane — administrator ne mora ručno označavati svaku pojedinu opciju. Odabere gotov set ovlasti prilagođen za računovođu i sve je spremno.

Korak 2: Računovođa prihvati pozivnicu

Računovođa dobiva email s pozivnicom, prihvaća je, postavlja lozinku — i ima pristup. Ako već koristi locco za drugog klijenta, isti korisnički račun automatski dobiva pristup novoj tvrtki. Na početnom zaslonu sada vidi oba klijenta.

Ovaj korak traje doslovno dvije minute. Nema instalacije, nema posebnih zahtjeva, nema ugovora između računovođe i platforme.

Korak 3: Mjesečna rutina

Na kraju mjeseca — ili kad god treba — računovođa se prijavi i pregleda stanje. Vidi koje tvrtke imaju naloge spremne za obradu. Za svaku:

1. Pregleda naloge i po potrebi odobri skupno
2. Pokrene isplatu za odobrene naloge
3. Preuzme konsolidirani JOPPD XML za mjesec
4. Preuzme paket dokumenata (PDF-ovi, računi, Excel tablice)

Četiri koraka umjesto dvadeset mailova, pet Excel tablica i tri sata ručnog posla.

Ako tek krećete s digitalizacijom putnih naloga, pogledajte vodič Kako početi s loccom koji pokriva osnovne korake postavljanja — od kreiranja tvrtke do prvog putnog naloga.

Primjer: računovođa s pet klijenata

Pogledajmo kako ovo izgleda u praksi. Marija je vanjska računovođa koja vodi putne naloge za pet tvrtki — od male trgovačke tvrtke s dvoje zaposlenika do građevinske firme s petnaest terenskih radnika.

Prije digitalizacije

Svaki mjesec Marija je čekala da joj klijenti pošalju dokumentaciju. Dva klijenta su slala na vrijeme, jedan je uvijek kasnio, jedan je slao nekompletne naloge, a jedan je sve radio u Excelu s formulama koje su se povremeno “pokvarile”. JOPPD priprema za svih pet klijenata trajala je pola radnog dana.

Prijelaz na digitalni proces

Marija je bila skeptična. “Opet nešto novo za učenje” — normalna reakcija. Ali postavljanje je trajalo desetak minuta: svaka od pet tvrtki ju je pozvala kao člana tima, a Marija je prihvatila pozivnicu jednom i odmah vidjela sve klijente na jednom mjestu. Nije morala instalirati ništa niti mijenjati način rada — samo je umjesto čekanja mailova počela sama otvarati naloge kad joj odgovara.

Kako sada izgleda kraj mjeseca

Marija se prijavi i na početnom zaslonu vidi svih pet tvrtki. Građevinska firma ima 12 naloga spremnih za obradu, trgovačka ima 3, ostali po 1-2.

Za građevinsku firmu — koja ima najviše posla — pregleda naloge, skupno odobri 10 koji su u redu, za 2 zatraži ispravke (krivi dnevni iznos terenskog dodatka). Preuzme JOPPD i paket dokumenata.

Za ostale četiri tvrtke, posao je još brži: pregled, odobrenje, preuzimanje. Ukupno joj za svih pet klijenata treba dvadeset minuta umjesto pola dana.

Najveća promjena nije u brzini — nego u tome da Marija više ne ovisi o tome kad će joj netko poslati dokumente. Ako zaposlenik kasni s predajom, ona to vidi odmah i može sama poslati podsjetnik.

Cijena i dostupnost

Pristup za računovođu uključen je u pretplatu tvrtke — nema dodatnog troška ni posebne licence. Računovođa se dodaje kao član tima, a tvrtka ga može ukloniti u bilo kojem trenutku.

Funkcionalnosti poput automatskog JOPPD-a, Excel izvoza i skupnog odobrenja dostupne su na višim razinama pretplate. Konkretne mogućnosti ovise o razini plana koji tvrtka koristi — punu usporedbu planova i cijene pogledajte na stranici Planovi i cijene.

Za tvrtke na osnovnim paketima, osnovni tijek rada — kreiranje naloga, obračun dnevnica, generiranje PDF-a — funkcionira na svim razinama.

Često postavljana pitanja

Može li računovođa pristupiti nalozima bez da tvrtka šalje dokumente mailom?

Da. Čim administrator pozove računovođu kao člana tima, ona dobiva pristup svim putnim nalozima u svakom trenutku. Nema čekanja na mailove, dijeljene mape ni fizičku dostavu — sve je dostupno u sustavu čim zaposlenik kreira nalog.

Što ako računovođa vodi više tvrtki?

Računovođa se prijavi jednom i na početnom zaslonu vidi sve tvrtke kojima je dodijeljen pristup. Za svaku tvrtku vidi koliko ima putnih naloga, loko vožnji i terenskog rada, te koji su odobreni, a koji čekaju. Prebacivanje između klijenata je trenutno — bez odjave i ponovne prijave.

Može li računovođa preuzeti JOPPD za cijeli mjesec odjednom?

Da. Ako je tvrtka imala više isplata u istom mjesecu, sustav automatski konsolidira sve u jedan JOPPD XML — grupiran po zaposleniku i šifri primitka (17 za dnevnice, 18 za privatno vozilo). Rezultat je jedan XML spreman za učitavanje na ePoreznu.

Treba li računovođa posebnu licencu ili pretplatu?

Ne. Pristup za računovođu uključen je u pretplatu tvrtke. Računovođa se dodaje kao zaposlenik s računovodstvenim ovlastima — bez dodatnog troška, bez posebnog ugovora s platformom.

Može li tvrtka u bilo kojem trenutku ukinuti pristup računovođi?

Da. Administrator tvrtke može ukloniti računovođu iz popisa zaposlenika u bilo kojem trenutku. Pristup se ukida odmah. Ovo je korisno kod promjene računovodstvenog ureda — stari računovođa gubi pristup, novi ga dobiva pozivnicom.

---

Članak objavljen u ožujku 2026. Informacije o JOPPD obrascima temelje se na propisima Porezne uprave RH važećima u trenutku objave. Za službene podatke o poreznim obvezama konzultirajte Poreznu upravu ili svog poreznog savjetnika.

Povezani članci: Putni nalozi | Dnevnice | JOPPD i putni nalozi | Automatizacija JOPPD-a | Proces odobrenja putnih naloga | Profesionalni PDF | Evidencija loko vožnje | Kako početi s loccom